Digitalt skapt arkivmateriale - bevaring og bruk

Enkeltpersonforetaket Strand Refocillo (org. nr. 990 104 670) ble stiftet i 29.07.2006 med formål ‘Rådgivning og konsulentvirksomhet under fagområdet bevaring av virksomheters digitalt skapte arkiver. Faglitterær og vitenskapelig forfatter. Forskning, forelesnings- og sensorvirksomhet på høyskole/universitetsnivå - informatikk og arkiv/historie’

Refocillo [av. lat. ‘få nytt liv’] er valgt som domenenavn. Begrepet sammenfatter prosessen med bevaring av digitalt skapt arkivmateriale: Digitale systemer gjennomlever en arkivdanningsfase - kortere eller lengre tid - før de blir foreldet, avsluttes og erstattes av nye systemer. Informasjonsinnholdet i avsluttede systemer vil raskt bli teknisk foreldet og utilgjengelig. For at informasjonsinnholdet i systemene skal overleve og være tilgjengelig over tid – få nytt liv - kreves det aktiv handling. Digitalt skapt arkivmateriale er arkivmateriale på samme måte som tradisjonelle papirbaserte arkiver. At det er digitalt skapt, betyr at det ikke har noe papirbasert utgangspunkt, men er digitalt gjennom hele livssyklusen fra arkivdanning til bevaring i arkivdepot og tilgjengeliggjøring, dvs. at det må behandles og brukes maskinelt hele veien. Det må ikke forveksles med digitalisert arkivmateriale, som er eldre, papirbasert materiale som er digitalisert (scannet eller transkribert) i nyere tid. Digitalt skapt arkivmateriale er ungt materiale (skapt fra 1960-tallet og fremover), i tillegg i stor grad personregistre (fagsystemene), og dermed underlagt klausuleringsbestemmelser - 60 år eller mer. Produksjonsformatet er alltid systemavhengig (proprietært). Langtidsbevaring av digitalt skapt arkivmateriale forutsetter at formatet er teknologiuavhengig. Veien fra proprietært format til teknologi-uavhengig format er teknisk og kompetansemessig krevende.